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Vorgehensweise bei der Workflow-Erstellung

Ein Workflow entsteht nicht dadurch, dass man einfach anfängt Agents auf den Canvas zu ziehen. Wer ohne Vorbereitung loslegt, baut oft zweimal — weil der Prozess auf halbem Weg umstrukturiert werden muss. Ein kurzes, strukturiertes Vorgehen am Anfang spart Zeit.

Schritt 1: Den Prozess verstehen bevor du baust​

Bevor du 42°OS öffnest, solltest du den Prozess den du automatisieren willst klar beschreiben können — in einem Satz:

"Wenn eine E-Mail mit PDF-Anhang im Postfach eingeht, sollen Rechnungsdaten extrahiert und in die ERP-Datenbank geschrieben werden."

Wenn du diesen Satz nicht formulieren kannst, ist der Prozess noch nicht klar genug. Kläre dann zuerst:

  • Was ist der Auslöser? — Was startet den Workflow? Eine E-Mail, eine neue Datei, ein Zeitplan, eine manuelle Eingabe?
  • Was ist das Ergebnis? — Was soll am Ende des Workflows passieren? Eine Datei gespeichert, eine E-Mail versendet, ein Datenbankdatensatz angelegt?
  • Was liegt dazwischen? — Welche Verarbeitungsschritte sind nötig um vom Auslöser zum Ergebnis zu kommen?

Schritt 2: Den Workflow skizzieren​

Zeichne den Workflow auf Papier oder in einem einfachen Diagramm-Tool, bevor du mit dem Bauen anfängst. Das muss nicht perfekt sein — eine grobe Abfolge der Schritte reicht.

Ein typisches Grundmuster:

Trigger (E-Mail / Datei / Zeitplan)
      ↓
Daten lesen oder empfangen
      ↓
Verarbeiten (KI, Transformation, Entscheidung)
      ↓
Ausgabe (Speichern, Senden, Benachrichtigen)

Überlege dabei:

  • Gibt es Verzweigungen? (Wenn X, dann A — sonst B)
  • Gibt es Schritte die eine menschliche Entscheidung erfordern? (→ Human Task)
  • Gibt es Fehlerfälle die behandelt werden müssen?

Schritt 3: Abschnitte bauen und testen​

Baue den Workflow nicht in einem Zug durch. Arbeite in Abschnitten: baue einen Teil, teste ihn mit dem Manual Message Agent, und erweitere erst dann.

Ein typisches Vorgehen:

  1. Trigger und erste Datenaufnahme — z. B. E-Mail empfangen, Anhang extrahieren → testen
  2. Kernverarbeitung — z. B. Datei lesen, KI-Extraktion → testen
  3. Ausgabe — z. B. in Datenbank schreiben, E-Mail senden → testen
  4. Fehlerbehandlung — Fallback-Pfade ergänzen → testen

Nach jedem Abschnitt schaust du im Run Inspector nach ob die Datenstruktur das ist was du erwartest. Das verhindert, dass sich Fehler unbemerkt durch den gesamten Workflow ziehen.

Der Manual Message Agent ist dein bester Freund

Du musst keinen echten Trigger auslösen um einen Workflow zu testen. Mit dem Manual Message Agent gibst du eine beliebige JSON-Struktur als Eingabe vor und startest den Workflow manuell. So kannst du jeden Abschnitt isoliert testen — ohne auf eine echte E-Mail warten zu müssen.

Schritt 4: Realistische Testfälle durchspielen​

Wenn der Workflow grundsätzlich funktioniert, teste ihn mit realistischen Eingaben — also echten oder zumindest realistischen Dokumenten, E-Mails und Daten. Dabei tauchen oft Fälle auf, die im ersten Entwurf nicht bedacht wurden:

  • Was passiert wenn der Anhang fehlt?
  • Was passiert wenn die KI einen Wert nicht extrahieren kann?
  • Was passiert wenn die Datei ein unerwartetes Format hat?

Für jeden dieser Fälle brauchst du entweder eine saubere Fehlerbehandlung oder eine bewusste Entscheidung, dass dieser Fall nicht unterstützt wird.

Schritt 5: Aufräumen und dokumentieren​

Bevor ein Workflow in den produktiven Betrieb geht, lohnt es sich kurz aufzuräumen:

  • Temporäre Test-Agents entfernen — Manual Message Agents die nur zum Testen da waren, durch den eigentlichen Trigger ersetzen
  • Agent-Namen prüfen — sprechende Namen vergeben damit der Canvas auf einen Blick verständlich ist
  • Kurze Beschreibung hinterlegen — was macht dieser Workflow, wer ist zuständig, wann wurde er zuletzt geändert

Häufige Fehler beim Einstieg​

Zu groß anfangen — der erste Workflow sollte einen klar abgegrenzten, einfachen Prozess abbilden. Nicht versuchen gleich den komplexesten Prozess zu automatisieren.

Ohne Test bauen — wer zehn Agents baut und erst dann testet, sucht den Fehler in zehn Kandidaten. Wer nach jedem Abschnitt testet, weiß sofort wo das Problem liegt.

Fehlerfälle ignorieren — ein Workflow der nur den Idealfall behandelt, ist in der Praxis fragil. Plane von Anfang an was passieren soll wenn etwas schiefläuft.